Brief nach DIN (Teil 1)
Die Neufassung der DIN 5008 regelt die Gestaltung von Geschäftsbriefen. Maße und Aufteilung des Briefbogens hingegen kommen aus der Norm 676. Anhand dieser beiden Vorschriften kann man sehr gut eine allgemein gültige Briefvorlage gestalten, die in jedes Briefkuvert passt. Allerdings sind beide Normen nur eine Richtschnur für wichtige Elemente wie Anschrift und Absender - in der Gestaltung Ihrer persönlichen Briefvorlage sind Sie ansonsten weitgehend frei.
So haben Sie denn auch gleich die Wahl zwischen dem "Sparbrief" und dem "Normalbrief". Der Unterschied zwischen diesen beiden beträgt immerhin fast 17 mm (um genau zu sein: 16,9 mm), die Sie beim Sparbrief mehr Platz für Text haben, denn dort rutschen der Briefkopf und die weiteren Elemente um dieses Maß nach oben. Wegen dieser Abweichung wird der Sparbrief auch anders gefaltet. Nachteil: Es bleibt weniger Raum für die Gestaltung des Briefkopfs.
Briefkopf gestalten
Diese Briefkopffläche beträgt beim Normalbrief 45 mm in der Höhe (Sparbrief: etwa 28 mm), und Sie können sie über die gesamte Breite ausnutzen. Außerdem können Sie die Fläche rechts vom Anschriftenfeld verwenden, so dass reichlich Platz vorhanden sein müsste.
Absenderangabe über dem Adressfeld
Die eigene Anschrift über dem Adressfeld erspart das Umschlag-Beschriften. Öffnen Sie zunächst mit dem Befehl Einfügen /Rahmen das Dialogfenster Rahmen. Hier geben Sie im Register Typ folgende Werte ein:
- Breite: 7,5 cm
- Höhe: 0,5 cm
- Automatische Höhe: aus
- Verankerung: An der Seite
- Position Horizontal: Von Links um 2,5 cm zu Gesamte Seite
- Position Vertikal Von Oben um 4,5 cm zu Gesamte Seite (beim Sparbrief auf 2,8 cm)
Bevor Sie auf OK klicken, wechseln Sie ins Register Zusätze und schalten unter Schützen die Optionen Position und Größe ein. (Wenn Sie später alle Einträge vorgenommen haben, können Sie auch noch den Inhalt schützen.) Auch jetzt klicken Sie noch nicht auf OK, sondern löschen zunächst auf der Registerkarte Umrandung unter Linienanordnung alle bis auf die untere. Danach bestätigen Sie mit OK. Nun setzen Sie die Markierung in den Textrahmen und wählen den Befehl Einfügen / Feldbefehle / Andere. Wechseln Sie im Dialog Feldbefehle ins Register Dokument. Markieren Sie den Feldtyp Absender und wählen nacheinander in der Auswahl-Liste: Vorname, Nachname (alternativ auch Firma), Straße, Land, PLZ und Ort. Klicken Sie jeweils auf Einfügen, um die Auswahl in den Rahmen zu übernehmen. Schließen Sie danach das Dialogfenster wieder. Jetzt steht in diesem Rahmen Ihre Adresse, wenn Sie die Benutzerdaten unter Extras / Optionen eingetragen haben. Setzen Sie im Rahmen hinter die einzelnen Felder Leerzeichen oder Bindestriche (zwischen Land und PLZ). Zwischen die einzelnen Gruppen wie Name, Straße und Ort sollten Sie der Übersichtlichkeit halber zwei Leerzeichen und ein Trennzeichen in die Mitte setzen, etwa einen Bindestrich, ein Sternchen oder ein Sonderzeichen.
Diese Absenderzeile sollten Sie auf 8 bis 6 Punkt Größe formatieren - größer wirkt es protzig (und passt vielleicht nicht hinein), kleiner ist es schlecht lesbar. Dazu markieren Sie alles mit [Strg-A] und stellen über Format / Zeichen im Register Schrift den Schriftgrad auf 8,7 oder 6 Punkt. Dann wechseln Sie ins Register Position, um die Absenderzeile näher an die Linie heranzubringen. Wählen Sie als Position Tief und setzen die Schriftgröße rel auf 100%. Mit OK kommen Sie zurück zum Text. Wenn Sie den Text noch etwas höher oder tiefer plazieren möchten, müssen Sie die Prozentangabe unter Hoch/Tief um entsprechend ändern (zum Beispiel auf 30%). Besser sieht es zudem aus, wenn die Zeile zentriert wird.
Anschriftenfeld positionieren
Unter dem Absenderfeld kommt das Anschriftenfeld. Es ist 40 mm hoch und 75 mm breit. Das gilt sowohl für Spar- als auch für Normalbriefe. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie bei der Absenderzeile:
Fügen Sie zunächst einen Rahmen mit Einfügen / Rahmen ein. Im Dialogfenster geben Sie im Register Typ folgende Werte ein:
- Höhe: 4,0 cm
- Automatische Höhe: aus
- Verankerung:An der Seite
- Position Horizontal: Von Links um 2,5 cm zu Gesamte Seite
- Position Vertikal. Von Oben um 5,1 cm zu Gesamte Seite (beim Sparbrief auf 3,4 cm)
Wechseln Sie ins Register Zusätze und schalten unter Schützen die Optionen Position und Größe ein. In der Registerkarte Umlauf wählen Sie Durchlauf und schalten die Option Im Hintergrund ein. Das bewirkt, dass der Text auf der Absenderzeile nicht verschwindet. Im Register Umrandung wählen Sie unter Linie den Eintrag - Keine -. Bestätigen Sie mit OK.
Im Anschriftenfeld ist Platz für neun Zeilen. Je nach gewählter Schriftart ist die die Größe anzupassen: Bei der Schriftart Times, sind 11 Punkte das Maximum. In die erste Zeile des Anschriftenfelds kommt die Versandart (z.B. Einschreiben oder Eilbrief). Nach einer Leerzeile beginnt die eigentliche Adresse mit Namen, Straße und Hausnummer. Vor der Zeile mit Postleitzahl und Ort können Sie eine weitere Leerzeile einfügen.
Leitwörter einfügen
Die Zeile unter dem Anschriftenfeld enthält die so genannten Leitwörter der Bezugszeichenzeile. Das sind die in Geschäftsbriefen oft vorhandenen Phrasen "Ihre Zeichen", "Ihre Nachricht vom",-"Unser Zeichen" und "Datum".
Leitwörter sind aber selbst für Geschäftsbriefe nicht zwingend notwendig. Wer sie braucht, sollte aber wissen, wo sie beim Normalbrief stehen: genau 97,4 mm vom oberen Rand entfernt. Das ist so festgelegt, damit sie noch oberhalb der Falz stehen und nicht geknickt werden. Die Bezugszeichenzeile für die Leitwörter wird genau wie die Absenderzeile mit einem Rahmen erzeugt:
Wählen Sie Einfügen / Rahmen und geben im Register Typ folgende Werte ein:
- Breite: 17,5 cm
- Höhe: 0,5 cm
- Automatische Höhe: aus
- Verankerung: An der Seite
- Position Horizontal. Von Links urn 2,5 cm zu Gesamte Seite
- Position Vertikal: Von Oben um 9,7 cm zu Gesamte Seite (beim Sparbrief setzen Sie den Wert auf 8,0 cm)
Wechseln Sie ins Register Zusätze und schalten unter Schützen die Optionen Position und Größe ein. Auf der Registerkarte Umrandung löschen Sie unter Linienanordnung alle bis auf die untere. Bestätigen Sie mit OK.
Setzen Sie die Markierung in den Textrahmen, wählen Format /Absatz und wechseln zum Register Tabulator. Erzeugen Sie drei linke Tabulatoren bei 5,10 und 15 Zentimeter. Danach schreiben Sie die Texte in den Rahmen und setzen diese auf 8 Punkt Größe. (Alles markieren und über Format / Zeichen / Schrift den Schriftgrad wählen.)
Diese Größe wird gewählt, weil es dezenter wirkt. Setzen Sie auch die Texte dieser Zeile - wie weiter oben erläutert - tiefer und damit näher an die Linie heran.
Danach markieren Sie den Rahmen und kopieren ihn über Bearbeiten / Kopieren. Dann klicken Sie an eine andere Stelle, um die Markierung des Rahmens wieder aufzuheben, und fügen den kopierten Rahmen mit Bearbeiten / Einfügen ein. Wählen Sie Format / Rahmen und im Register Umrandung unter Linie den Eintrag - Keine -. Auf der Registerkarte Umlauf wählen Sie Durchlauf und schalten Im Hintergrund ein. Im Register Typ ändern Sie die vertikale Position auf 10,2 cm (beim Sparbrief auf 8,5 cm). Bestätigen Sie mit OK, und die Textzeile unterhalb der Bezugszeichenzeile ist erzeugt.
Markieren Sie in diesem Rahmen die vorhandenen Texte, ändern deren Position von Tief zurück auf Normal, stellen die Schriftgröße wieder auf den normalen Wert und löschen sie dann. Hinweis: Sie können sich hier künftig die Eingabe des Datums sparen, indem Sie es über Einfügen / Feldbefehl /Datum als Feld einfügen.
Betreff
Der Betreff steht drei Zeilen unterhalb der Leitwörterzeilen auf der Position 114,3 mm (beim Sparbrief auf 97,4 mm). Das Wort "Betreff" selbst wird heutzutage dem eigentlichen Anliegen des Briefes nicht mehr vorangestellt. Der Betreff steht allein und nicht mehr hinter "Betreff" oder "Betreff:". Um den Grund des Schreibens hervorzuheben, können Sie statt dessen die Betreffzeile fetten.
Fortsetzung siehe unten
